Etykieta e-mail: wskazówki do pisania profesorów

Link: https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html

Sposób, w jaki komunikujesz się i przedstawiasz podczas pisania do profesorów, jest niezwykle ważny .

Kiedy piszesz do profesora, powinieneś postrzegać go jako profesjonalną wymianę. To, jak wybierasz interakcję, oddaje twój poziom powagi i profesjonalizmu. Nie tylko wpływa na to, jak twój profesor cię postrzega, ale także określa, ile czasu zajmie ci zajmowanie się twoimi problemami. Jeśli odejdziesz jako niegrzeczny, nieświadomy lub nieodpowiedzialny, to wpłynie to na odpowiedź twojego profesora. Będzie to miało wpływ na interakcje profesora z tobą, a być może także na to, jak oceniają ciebie. Podobnie jak w przypadku każdej profesjonalnej interakcji, w najlepszym interesie leży szacunek, uprzejmość i uprzejmość w kontaktach z profesorami. Twoje e-maile i słowa, których używasz, są odbiciem ciebie i twoich postaw.

Oto kilka podstawowych wskazówek, które powinieneś przestrzegać, wysyłając e-maile do profesorów lub instruktorów.

  1. Zobacz e-mail do profesora jako profesjonalną interakcję. Pod wieloma względami pisanie do profesora nie różni się od pisania listu biznesowego. Pamiętaj, że nie wysyłasz SMS-ów do znajomego ani nie piszesz przypadkowej wiadomości do znajomego – jest to profesjonalna interakcja z kimś, kto jest ekspertem w swojej dziedzinie i na oficjalnym stanowisku, aby ocenić ciebie i ocenić twoją pracę. Twoje e-maile powinny zawierać właściwe części listu, okazywać szacunek i uprzejmość oraz odzwierciedlać fakt, że jesteś poważnym uczniem. Oto kilka konkretnych wskazówek:
    • Rozpocznij swój e-mail od adresowania profesora przez tytuł i nazwę, a następnie zamknij swój e-mail z zamknięciem i podpisem. Wiadomość, która zaczyna się bez powitania lub kończy bez podpisu, może być postrzegana jako grubiaństwo lub obojętność ze strony pisarza. Odwołaj się do swojego profesora tytułem “Profesor” lub “Dr”. Jeśli twój profesor ma doktorat, powinieneś go zaadresować jako “Professor LastName” lub “Dr. LastName”. Jeśli nie mają doktoratu lub jeśli nie masz pewności, odpowiedz im po prostu jako “Professor LastName”. O ile wyraźnie tego nie nakazano, nigdy nie zwracaj się do swojego profesora po imieniu. Rozpocznij swój e-mail z pozdrowieniem zwracającym się uprzejmie do profesora, na przykład “Drogi profesorze Smith” lub “Cześć Dr Jones”. Po zakończeniu wiadomości zakończ zamknięcie i podpis, na przykład “Z poważaniem, Twoja nazwa” lub “Dziękuję, Twoja nazwa”. Jeśli profesor nie zna cię dobrze, użyj swojego pełnego imienia i nazwiska. Jeśli profesor zna ciebie lub rozmawiałeś osobiście kilka razy, twoje imię wystarczy.
    • Bądź jasny i zwięzły. Upewnij się, że twoja wiadomość jest łatwa do zrozumienia i że nie wchodzisz w niepotrzebne szczegóły. Pisanie w profesjonalny sposób nie oznacza, że ​​twoja wiadomość musi być długa. Jeśli twoje pytanie jest krótkie lub bezpośrednie, jedno-zdanie (pod warunkiem, że zawiera powitanie i podpis) jest w porządku.
    • Używaj poprawnej pisowni i właściwej gramatyki. Jeśli Twój e-mail jest wypełniony błędami ortograficznymi i gramatycznymi, oznacza to jedną z dwóch rzeczy: (1) Jesteś żałośnie niedouczony; lub (2) Troszczysz się tak mało o osobę, którą piszesz, że nie chcesz poświęcać czasu na prawidłowe pisanie. Nie jest też coś, co chcesz przekazać swojemu profesorowi. Użyj pełnych zdań. Używaj poprawnej pisowni, wielkich liter i gramatyki. Zachowaj szczególną ostrożność, używając homofonów, takich jak tam / ich / oni lub do / dwóch / też. Nie używaj niepoprawnych gramatycznie kolokwializmów, takich jak “gonna” lub “could of”. Nie używaj emotikonów. Nie używaj skrótów tekstowych, takich jak “RU będzie miał klasę 2 jutro, bo tam nie będę”.

      “Dobry angielski, dobrze mówiony i dobrze napisany, otworzy więcej drzwi niż dyplom ukończenia college’u, zły angielski zatrzaskuje drzwi, o których istnieniu nawet nie wiedziałeś”.
      — William Raspberry

  2. Użyj właściwej etykiety e-mailowej. Oprócz treści wiadomości, masz inne techniczne aspekty, aby być profesjonalnym i uprzejmym w e-mailu.
    • Użyj konta z odpowiednim adresem e-mail. Idealnie powinieneś używać swojego uniwersyteckiego konta e-mail. Skromne, obraźliwe lub dziecinne adresy e-mail są niewłaściwe w profesjonalnych kontaktach i jest to wielki błąd, jeśli z nich korzystasz. Jeśli masz adres e-mail w formularzu   [email protected]   lub   [email protected]   czy   [email protected]   potem nadszedł czas, aby wycofać ten adres na rzecz czegoś bardziej dorosły i bardziej profesjonalny. Jeśli nie chcesz używać swojego uniwersyteckiego adresu e-mail, utwórz konto Gmail w formularzu   [email protected]. Jeśli chcesz, możesz przesyłać wiadomości e-mail z innych kont na nowy. Twój adres e-mail, zawierający zarówno nazwę użytkownika, jak i nazwę domeny, jest odzwierciedleniem Twojego profesjonalizmu. ( Zobacz komiks The Oatmeal.) Ponadto głupie adresy e-mail mają znacznie większe szanse na oflagowanie jako spam i nigdy nie trafiają do skrzynki odbiorczej twojego profesora.
    • Upewnij się, że wysyłane e-maile wyświetlają Twoje imię i nazwisko w polu “Od”. W preferencjach e-mail możesz ustawić “Od nazwy”, którą odbiorcy zobaczą, gdy otrzymają e-maile. To powinno być ustawione tak, aby zawierało zarówno twoje imię i nazwisko. To nie powinien być twój adres e-mail; nie powinno to być tylko twoje imię; i nie powinno to być pseudonim ani uchwyt. Kiedy profesor patrzy na swoją skrzynkę odbiorczą, pomaga im, jeśli od razu widzą, kim jest ta wiadomość, i rozpoznają cię jako ucznia w swojej klasie. Jeśli nie masz pewności, w jaki sposób “From Name” pojawia się w wiadomościach e-mail z Twojego konta, wyślij wiadomość e-mail do siebie i spójrz. Ponownie, e-maile, które nie wyświetlają Twojego imienia i nazwiska mają większą szansę na oznaczenie jako spam i nigdy nie trafiają do skrzynki odbiorczej twojego profesora.
    • Zawsze używaj informacyjnego tematu. Nie zostawiaj pustego wiersza tematu. Linie tematyczne pomagają odbiorcy ustalić, co e-mail dotyczy przed otwarciem wiadomości. Temat pomaga również w organizacji i lokalizacji wiadomości e-mail w przyszłości. Pomocne jest, jeśli temat zawiera nazwę kursu i krótkie wyjaśnienie charakteru wiadomości e-mail. Na przykład: “Matematyka 3333 – pytanie o pracę domową” lub “Matematyka 2331 – prośba o spotkanie”.
  3. Nie marnuj czasu swojego profesora. Profesorowie są niesamowicie zajęci, a nauczanie nie jest jedyną częścią ich pracy . Jeśli wysyłasz e-maile z drobnymi prośbami lub prosisz profesora o to, abyś mógł zrobić to samo, oznacza to, że nie szanujesz swojego profesora lub nie doceniasz jego czasu. Ponadto należy uważać, aby nie wysyłać wiadomości e-mail z komunikatem “Muszę to wiedzieć i musisz mi teraz powiedzieć”. Oto kilka typowych błędów uczniów, których powinieneś unikać:
    • Nie wysyłaj e-maili, aby zadać podstawowe pytania, na które możesz odpowiedzieć. Jeśli nie wiesz, co znaczy słowo, spróbuj wyszukać je w indeksie podręcznika. Jeśli nie wiesz, jak wykonać ćwiczenie, sprawdź notatki, aby zobaczyć, czy podobny został zrobiony podczas wykładu. Zasady klas, takie jak godziny pracy, szczegóły dotyczące przydziału, wytyczne dotyczące pisania, kryteria oceniania, zasady dotyczące opuszczonych lekcji i egzaminów itp. Są prawie zawsze omawiane w sylabusie. Jeśli coś nie jest jeszcze jasne, to zadajesz pytanie, ale najpierw spróbuj odpowiedzieć na to pytanie i pisz tylko, jeśli potrzebujesz dalszych wyjaśnień.
    • Nie żądaj. Jeśli pytasz o cokolwiek, co wymaga czasu lub energii, powinieneś być uprzejmy i sformułować to jako prośbę. Nie zakładaj, że twoja prośba zostanie przyznana lub automatycznie zasłużysz na specjalne zakwaterowanie. Jeśli z jakiegoś powodu spudłujesz na egzamin, nie pisz i nie mów: “Przegapiłem egzamin, kiedy mogę go wymyślić?”. Zamiast tego wyjaśnij, dlaczego masz okoliczności łagodzące, i zapytaj profesora, czy pozwoli ci to zdać egzamin. Podobnie, jeśli masz specjalne potrzeby lub niepełnosprawność, która wymaga zakwaterowania, nie pisz profesora wiadomości e-mail z informacją, co mają zrobić. Wyjaśnij swoją sytuację i swoje potrzeby, a grzecznie proś o zakwaterowanie. 
    • Nie wysyłaj e-maila, aby wyjaśnić, dlaczego opuściłeś zajęcia. Większość profesorów jest zmęczona tego rodzaju wymówekami, a większość ich nie obchodzi. Jeśli wydarzyło się coś poważnego lub potrzebujesz specjalnych udogodnień, powinieneś udać się do godzin urzędowania i omówić je osobiście.
    • Nie pisz swojego profesora z prośbą o kopie swoich notatek, ponieważ opuściłeś zajęcia. Profesorowie są zajęci i nie jest ich obowiązkiem wykonywanie większej ilości pracy, ponieważ nie przyszedłeś na zajęcia. Zamiast tego zapytaj kolegę z klasy.
    • Nie pisz z prośbą o dodatkowy kredyt. Jeśli nie rozumiesz, dlaczego, zobacz tę stronę .
    • Nie wysyłaj e-maili, aby zapytać, jaka jest twoja obecna klasa lub ile punktów potrzebujesz w finale, aby uzyskać określoną ocenę na zajęciach. Jeśli w twojej klasie jest równiarka, Twój profesor może nawet nie mieć wyników z pracy domowej. Często równiarka podaje je profesorowi pod koniec semestru. Powinieneś śledzić swoje wyniki dotyczące pracy domowej i egzaminów. Sylabus opisuje, w jaki sposób części kursu są ważone i jak obliczany jest ostateczny procent w klasie. Powinieneś być w stanie obliczyć swoją bieżącą ocenę i jaki wynik potrzebujesz, aby uzyskać określony końcowy procent w klasie. Jeśli nie monitorujesz swoich wyników na zadaniach domowych i egzaminach, pokazuje to, że nie przejmujesz się zbytnio klasą ani wynikami w nauce. Jeśli obawiasz się o swoją ocenę, przejdź do godzin urzędowania i porozmawiaj o tym osobiście, zamiast pisać e-mail.
  4. Przed wysłaniem wiadomości e-mail sprawdź, czy to, co napisałeś, jest odpowiednie. Pamiętaj, że angażujesz się w profesjonalną wymianę, a nie piszesz do przyjaciela. Oto kilka porad:
    • Nie używaj poczty e-mail do wentylacji, przeklinania lub skomlenia. Jeśli masz skargę lub nie jesteś z niej zadowolony, wytłumacz się spokojnie i zapytaj, czy cokolwiek można zrobić. Możesz być bardzo sfrustrowany sytuacją, ale wysłanie złej wiadomości nie pomoże. W takich sytuacjach często lepiej jest porozmawiać z profesorem osobiście, niż wysłać wiadomość e-mail – szczególnie, że ton i intencje często mogą być źle interpretowane w e-mailach. 
    • Nie udostępniaj niewłaściwych danych osobowych. Szczegółowe informacje na temat twojego życia miłosnego, problemów zdrowotnych, życia domowego lub sytuacji rodzinnej często nie są odpowiednie, a nawet istotne. Porozmawiaj tylko o tym, co dotyczy klasy. Jeśli w twoim życiu dzieje się coś poważnego, porozmawiaj osobiście z profesorem.
    • Bądź pełen szacunku i zastanów się, czy cokolwiek napisałeś, może brzmieć niegrzecznie lub obraźliwie dla twojego profesora. Na przykład, nie mów, że przespałeś się na zajęciach profesora lub powiedziałeś, że nienawidzisz przedmiotu lub kursu, lub że uważasz, że profesor jest zbyt surowy. Te rzeczy są obraźliwe i nieodpowiednie. Podobnie, nie pisz swojego profesora z pytaniem, czy pokrył coś ważnego w dniu, w którym przegapiłeś – robiąc to sugerujesz, że większość tego, co obejmuje profesor na lekcji, nie jest ważna.

  5. Zezwalaj na czas odpowiedzi. Profesorowie są zajęci i mają wiele innych obowiązków zawodowych poza twoją klasą. Nie należy też oczekiwać, że profesorowie będą odpowiadać na wiadomości e-mail w nocy lub w pierwszej kolejności. Pozwól profesorowi na udzielenie odpowiedzi do 24 godzin – może więcej, jeśli jest to weekend lub wakacje.
  6. Nie korzystaj z poczty e-mail jako substytutu konwersacji twarzą w twarz. Większość profesorów skarży się, że studenci nie korzystają z godzin pracy i rozmawiają z nimi osobiście. Wiele problemów jest często lepiej rozwiązywanych osobiście niż przez e-mail. Dyskusje o zadaniach i ocenach, pytania o problemy z pracą domową, prośby o list polecający i dogłębne rozmowy na tematy akademickie najlepiej wykonywać osobiście.

Ten komiks Jorge Cham z Ph.D. komiks ładnie podsumowuje wiele z omówionych powyżej zagadnień:

 

Leave a Reply